Mengelola penggunaan Flow Builder dan pendaftaran flow secara efektif sangat penting untuk mengoptimalkan performa proses otomatisasi Anda. Artikel ini akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk mengelola dan memantau penggunaan Anda di Flow Builder.

Pendaftaran flow

Pendaftaran flow terjadi saat kontak memenuhi kondisi pemicu flow dan ditambahkan ke flow tersebut. Kontak yang terdaftar kemudian akan melanjutkan perjalanan otomatis yang ditentukan oleh flow tersebut. Anda harus mempublikasikan flow sebagai flow aktif untuk dapat menerima dan menjalankan pendaftaran baru.

Setiap kali kontak memenuhi kondisi pemicu flow dan flow mulai dijalankan, hal ini akan terhitung sebagai satu pendaftaran flow, meskipun ada pengguna dalam organisasi Anda yang memperbarui atau menonaktifkan flow tersebut setelah kontak memenuhi kondisi pemicu.

Flow dasar dan flow lanjutan

SleekFlow mendukung dua jenis flow: flow dasar dan flow lanjutan. Perbedaannya didasarkan pada struktur dan kompleksitas flow yang Anda buat.

Flow dasar adalah otomatisasi yang lebih sederhana, yang mencakup:

• 5 blok atau kurang
• Tidak ada blok lanjutan, seperti:
  • Integrasi
  • Webhook
  • Panggilan API

Flow dasar cocok untuk kasus penggunaan yang sederhana dan tidak memerlukan sistem eksternal atau logika yang rumit.

Flow lanjutan mencakup salah satu dari berikut:

• Lebih dari 5 blok, atau
• Setidaknya satu blok lanjutan

Flow lanjutan lebih fleksibel dan andal, memungkinkan Anda membangun otomatisasi canggih yang terhubung dengan platform eksternal dan mendukung proses yang memerlukan banyak data.

Penggunaan dan harga Flow Builder

Jumlah pendaftaran, flow aktif, dan blok per flow yang tersedia untuk akun Anda bergantung pada paket langganan yang Anda gunakan.

Anda dapat memantau penggunaan Flow Builder berikut:

• Flow aktif: Lihat penggunaan dan batas flow aktif Anda di tab “Daftar” pada halaman Flow Builder
• Blok per flow: Di setiap flow, periksa sudut kiri bawah halaman Editor flow untuk melihat jumlah blok yang digunakan dan total batas blok.
• Pendaftaran flow: Lihat detail di sini

Memahami perhitungan pendaftaran flow

SleekFlow menggunakan dua cara berbeda untuk melacak jumlah pendaftaran flow:

1. Kredit pendaftaran flow

Ini menentukan bagaimana penggunaan Anda dihitung terhadap paket langganan Anda. Anda dapat memeriksa kredit pendaftaran flow Anda di tab “Daftar” dalam Flow Builder. Jenis flow yang berbeda mengonsumsi jumlah kredit yang berbeda pula:

• Setiap flow dasar dihitung sebagai 0,5 kredit 
• Setiap flow lanjutan dihitung sebagai 1 kredit

2. Jumlah total pendaftaran

Ini adalah metrik berbasis penggunaan yang menghitung berapa kali flow apa pun, apa pun jenisnya, telah dipicu dalam rentang tanggal yang dipilih. Hitungan ini tidak termasuk flow berstatus “Diblokir” atau “Dibatasi”. Anda dapat memeriksa jumlah total pendaftaran Anda di tab “Penggunaan” pada halaman Flow Builder. 

Sebagai contoh:

Jika 4 flow dasar dan 2 flow lanjutan dipicu:

• Kredit pendaftaran flow yang digunakan = (4 × 0,5) + (2 × 1) = 4 kredit
• Jumlah total pendaftaran = 6

Notifikasi Flow Builder

Saat Anda mendekati batas kredit pendaftaran flow bulanan Anda, semua pengguna admin dalam organisasi akan menerima notifikasi melalui email dan pemberitahuan dalam aplikasi pada ambang batas berikut:

• 25%, 10%, dan 0% tersisa dari batas bulanan Anda.

Jika penggunaan Anda melebihi batas bulanan, Anda dapat membeli add-on atau meningkatkan paket Anda di bagian add-on pada halaman “Langganan” untuk mencegah gangguan layanan.

Melacak status pendaftaran flow 

Anda dapat melihat status pendaftaran setiap kontak di Log flow dalam setiap flow. Status berikut memengaruhi penggunaan pendaftaran Anda:

Status berikut dihitung dalam penggunaan pendaftaran flow: 

• Sedang berlangsung: Kontak sedang melalui flow
• Selesai: Kontak telah menyelesaikan semua langkah dalam flow
• Dihapus: Kontak telah dihapus secara manual dari flow oleh pengguna

Status berikut tidak dihitung dalam penggunaan pendaftaran flow:

• Diblokir: Pendaftaran dicegah karena pengaturan pendaftaran atau terdeteksi adanya tindakan yang tidak biasa
• Gagal: Pendaftaran tidak dapat dijalankan karena kesalahan sistem
• Dibatasi: Pendaftaran tidak dapat dijalankan karena batas pendaftaran terlampaui 

Pendaftaran yang dibatasi

Jika batas penggunaan pendaftaran flow Anda telah tercapai, kontak baru mana pun yang memenuhi kriteria pemicu flow tidak akan didaftarkan ke dalam flow tersebut, dan kontak ini akan ditandai sebagai “Dibatasi”. Tidak ada pendaftaran lebih lanjut yang dapat dilakukan hingga Anda menambah batas pendaftaran, atau menunggu siklus penggunaan bulanan berikutnya.

Untuk mengidentifikasi dan mengelola kontak yang terdampak oleh batas pendaftaran yang terlampaui, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Log flow untuk melihat semua upaya pendaftaran terbaru
2. Kontak dengan status “Dibatasi” tidak diizinkan masuk ke flow karena batas pendaftaran telah terlampaui

Daftarkan ulang pendaftaran yang dibatasi

Untuk mendaftarkan ulang kontak yang dibatasi, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka tab “Dibatasi” dalam Log flow
2. Klik tombol “Daftarkan Ulang”
3. Pilih rentang waktu untuk mendaftarkan ulang kontak dengan pendaftaran yang dibatasi: 
   1. Sejak tanggal terbaru saat batas tercapai 
   2. Semua kontak yang dibatasi dalam flow, sesuai dengan batas Anda saat ini

4. Kontak akan didaftarkan ulang ke dalam flow, dengan pengecualian berikut:
   1. Pendaftaran duplikat: Hanya pendaftaran yang diblokir paling baru untuk setiap kontak yang akan didaftarkan ulang
   2. Jendela percakapan kedaluwarsa: Pesan manual mungkin gagal terkirim jika percakapan telah melewati jendela percakapan 24 jam 
5. Klik tombol “Daftarkan Ulang” untuk mulai mendaftarkan ulang kontak yang dibatasi

Kelola kredit pendaftaran flow

SleekFlow memungkinkan Anda mengelola kredit pendaftaran flow bulanan Anda melalui peningkatan paket atau add-on. Ini memberi Anda fleksibilitas untuk menyesuaikan skala berdasarkan penggunaan tim Anda.

Untuk mengelola kredit pendaftaran flow Anda:

1. Klik ikon  pada bilah navigasi kiri
2. Buka Add-ons pada Paket dan Penagihan
3. Di bagian “Pendaftaran flow bulanan”, klik “Kelola kredit”
4. Dari sana, Anda dapat meningkatkan atau menurunkan kredit pendaftaran flow sesuai kebutuhan

Memantau penggunaan pendaftaran flow

Penggunaan pendaftaran flow didasarkan pada siklus penggunaan bulanan dan penggunaan akan direset setiap bulan. Anda dapat melihat dan mengelola penggunaan pendaftaran flow Anda dengan salah satu cara berikut:

• Opsi 1: Buka halaman Pengaturan, lalu klik halaman Langganan untuk memantau penggunaan pendaftaran flow bulanan Anda.
• Opsi 2: Buka halaman Flow Builder dan klik tab “Penggunaan”.

Ikhtisar penggunaan pendaftaran flow

Halaman penggunaan Flow Builder menampilkan jumlah total pendaftaran flow yang dijalankan oleh semua flow dalam organisasi Anda pada bulan penggunaan saat ini atau selama periode tertentu. Ini termasuk flow berstatus “Draf” atau “Dihapus” yang sebelumnya berstatus “Aktif” dan telah menjalankan pendaftaran flow. Halaman ini memberikan ikhtisar menyeluruh tentang semua aktivitas flow Anda dalam rentang tanggal yang dipilih. Halaman ini terdiri dari bagian-bagian berikut:

1. Filter dan cari flow: Memungkinkan Anda mencari flow tertentu berdasarkan nama atau memfilter pendaftaran berdasarkan rentang tanggal. Rentang tanggal default adalah periode penggunaan bulanan perusahaan Anda.
2. Total pendaftaran flow: Menampilkan jumlah total pendaftaran di semua flow selama rentang tanggal yang dipilih.
3. Ekspor daftar: Memungkinkan Anda mengekspor data flow sebagai file CSV.
4. Tabel daftar flow: Tabel ini mencantumkan semua flow yang pernah dibuat di akun perusahaan Anda. Tabel ini mencakup detail penting untuk setiap flow, seperti:
   • Nama flow
   • Status flow
   • Jumlah pendaftaran (selama rentang tanggal yang dipilih)
   • Tanggal pendaftaran terakhir
   • Titik masuk ke log flow

Mencari dan memfilter flow

Tab penggunaan memungkinkan Anda menemukan dan memfilter flow tertentu dengan mudah:

Cari berdasarkan nama flow: Masukkan nama flow atau kata kunci terkait pada bilah pencarian. Daftar akan otomatis diperbarui untuk menampilkan flow yang sebagian cocok dengan input Anda setelah Anda menekan tombol Enter.

Filter pendaftaran flow berdasarkan rentang tanggal: Secara default, data yang ditampilkan sesuai dengan periode penggunaan bulanan saat ini. Anda juga dapat memilih rentang tanggal khusus hingga 31 hari. Hal ini akan memperbarui kolom “Pendaftaran Flow” dengan data yang sesuai dengan periode yang dipilih.

Mengekspor daftar flow

Anda dapat mengekspor daftar flow ke file CSV untuk analisis lebih lanjut atau pencatatan dengan langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol “Ekspor Daftar” di kanan atas tab “Penggunaan”
2. Anda dapat mengatur rentang tanggal untuk mengekspor data penggunaan yang relevan dengan mengeklik dropdown dan memilih salah satu opsi berikut:
   1. Ekspor data bulan ini: Mengekspor tabel flow untuk periode penggunaan bulan ini.
   2. Ekspor data rentang tanggal khusus: Pilih rentang tanggal khusus hingga 31 hari dan ekspor data flow yang sesuai.

3. Setelah Anda memilih rentang tanggal, Anda dapat mengeklik “Ekspor” dan sistem akan mengekspor data penggunaan untuk rentang tanggal yang dipilih sebagai file .CSV

Dengan menggunakan alat-alat ini, Anda dapat mengelola pendaftaran flow Anda dengan lebih efisien dan memantau performa Anda dari waktu ke waktu.

Memahami add-on pendaftaran flow bulanan

Add-on meningkatkan batas penggunaan pendaftaran flow bulanan. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan Paket Pro yang mencakup 500 pendaftaran gratis dan membeli add-on untuk 1.500 pendaftaran (US$59), Anda akan mendapatkan 1.000 pendaftaran tambahan.

Setiap paket memiliki batas maksimum:

• Paket Pro mendukung hingga 3.000 pendaftaran per bulan.
• Untuk kebutuhan yang lebih besar, pertimbangkan untuk meningkatkan ke Paket Premium atau Enterprise, yang menawarkan batas yang lebih tinggi.

Struktur bertingkat ini dirancang untuk berkembang bersama Anda, menyediakan peningkatan yang terjangkau seiring bertambahnya kebutuhan Anda.