Menugaskan dan berkolaborasi dalam percakapan membantu tim mengelola prospek, menyelesaikan masalah, dan tetap selaras — semuanya di dalam SleekFlow Inbox.

Artikel ini menjelaskan cara mengatur kepemilikan percakapan, menambahkan kolaborator, dan menggunakan sebutan untuk berkoordinasi secara efisien di antara tim penjualan dan dukungan pelanggan Anda.

Penjelasan istilah penting

Berikut adalah peran dan label utama yang akan Anda temui saat bekerja dengan percakapan di Inbox:

Manfaat dan contoh penggunaan

Permasalahan yang teratasi:

• Menjelaskan kepemilikan: Mencegah tindak lanjut ganda atau balasan terlewat dengan menetapkan setiap percakapan kepada pemilik yang jelas.
• Memungkinkan visibilitas tim tanpa kebingungan: Mendorong kolaborasi tim tanpa tumpang tindih tanggung jawab atau kehilangan kendali atas percakapan.
• Menjaga pemangku kepentingan tetap terinformasi: Memungkinkan pimpinan tim atau manajer tetap terlibat tanpa mengambil alih kepemilikan percakapan.
• Memungkinkan akses fleksibel: Sebutan memberi akses sementara kepada rekan lain untuk memberikan masukan cepat tanpa perlu menambahkannya secara permanen.

Contoh penggunaan umum:

• Penugasan lead: Agen penjualan menugaskan prospek kepada diri sendiri atau rekan tim untuk tindak lanjut.
• Pengawasan pimpinan tim: Manajer ditambahkan sebagai kolaborator untuk memantau kemajuan percakapan tanpa mengambil alih.
• Kolaborasi lintas fungsi: Tim dari berbagai divisi bekerja sama dalam kasus kompleks dengan bergabung dalam percakapan yang sama.
• Meminta bantuan dengan sebutan: Agen menandai rekan kerja dalam catatan internal untuk meminta saran atau bantuan cepat.

Menugaskan percakapan

Menetapkan kepemilikan membantu tim Anda tetap teratur dan memastikan setiap percakapan memiliki titik kontak yang jelas.

Saat Anda menugaskan percakapan, Anda menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani balasan pelanggan — serta di mana percakapan tersebut akan muncul di Inbox. User yang ditugaskan menjadi pemilik kontak, dan percakapan akan muncul di tampilan “Ditugaskan ke saya.”

Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menugaskan percakapan kepada seorang user:

1. Buka Inbox dengan mengklik ikon di bilah navigasi sebelah kiri
2. Pilih percakapan yang ingin Anda tugaskan
3. Di bilah kontrol percakapan, temukan bagian “Bilah kontrol percakapan” dan cari kolom “User yang ditugaskan”
   
4. Klik menu dropdown untuk memilih salah satu opsi penugasan berikut:
   1. Tugaskan ke saya: Menugaskan percakapan langsung kepada Anda. Percakapan akan muncul di Inbox “Ditugaskan kepada saya”.
      
       
   2. Tugaskan melalui tim: Gunakan opsi ini untuk menugaskan percakapan melalui tim tertentu. Anda dapat:
      1. Tugaskan ke Inbox tim: Membuat percakapan terlihat oleh semua anggota tim yang dipilih. Belum ada yang ditugaskan — orang pertama yang membalas akan otomatis menjadi pemilik kontak. Semua anggota tim akan diberi notifikasi tentang penugasan dan pesan masuk hingga pemilik kontak ditetapkan.
      2. Penugasan otomatis berdasarkan antrean: Menugaskan percakapan kepada anggota tim menggunakan logika rotasi (round-robin). Kepemilikan ditetapkan segera, bahkan sebelum ada yang membalas. Pemilik kontak yang ditetapkan akan diberi notifikasi tentang penugasan dan pesan masuk.
      3. Tugaskan ke anggota tim: Menugaskan percakapan langsung kepada seseorang di dalam tim. Percakapan akan muncul di Inbox pribadi mereka di bawah “Ditugaskan kepada saya”, dan tetap terlihat di Inbox tim untuk transparansi. Pemilik kontak yang ditetapkan akan diberi notifikasi tentang penugasan dan pesan masuk.
         
          
   3. Tugaskan ke user: Menugaskan percakapan kepada user mana pun di workspace Anda. Percakapan hanya akan muncul di Inbox “Ditugaskan kepada saya” milik mereka dan tidak akan terlihat di Inbox tim kecuali user tersebut merupakan anggota tim itu.
      
5. Setelah Anda memilih user yang ditugaskan, percakapan akan ditugaskan sesuai pilihan Anda.

Berkolaborasi dengan rekan tim dalam percakapan

SleekFlow memungkinkan beberapa anggota tim bekerja bersama dalam percakapan yang sama tanpa kehilangan kejelasan kepemilikan. Ada dua cara utama untuk berkolaborasi langsung di Inbox:

• Menambahkan kolaborator
• Menggunakan @mention dalam catatan internal

Menambahkan kolaborator ke percakapan

Tambahkan kolaborator saat beberapa rekan tim memerlukan akses penuh untuk melihat dan membalas dalam percakapan.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan kolaborator:

1. Di Inbox, pilih percakapan yang ingin Anda tugaskan
2. Di “Bilah kontrol percakapan”, temukan bagian “Kolaborator”
   
    
3. Anda dapat memilih anggota untuk ditambahkan ke percakapan sebagai kolaborator.
   
4. Setelah Anda memilih anggota tim, klik “Tambah kolaborator” untuk menambahkan mereka ke percakapan.

Dengan menambahkan anggota tim sebagai kolaborator dalam percakapan, mereka dapat:

• Melihat seluruh riwayat percakapan
• Mengirim pesan dan membalas pelanggan
• Menulis catatan internal dan menggunakan @mention untuk menandai seseorang dalam catatan

Pemilik kontak tetap tidak berubah — kolaborator berbagi akses tetapi tidak memiliki kepemilikan.

Menandai rekan tim dalam catatan internal

Gunakan @mention ketika Anda membutuhkan masukan cepat dari rekan tim tanpa menambahkannya secara permanen.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menandai anggota tim dalam catatan internal:

1. Beralih ke tab “Catatan Internal” di kotak pesan
   
    
2. Ketik @ diikuti dengan nama rekan tim (misalnya @Leo Tang). Anda hanya dapat menandai satu rekan tim dalam satu waktu. 
   
    
3. Klik “Tambahkan catatan” setelah catatan selesai dibuat, dan catatan tersebut akan muncul sebagai gelembung pesan di dalam percakapan
   
    
4. User yang di-mention akan:
   1. Menerima notifikasi
   2. Mendapat akses sementara untuk melihat dan membalas selama 24 jam

Ini sangat ideal untuk meminta dukungan cepat, masukan lintas fungsi, atau pendapat kedua — tanpa memenuhi daftar kolaborator dan tetap menjaga percakapan di dalam SleekFlow.