Di SleekFlow, Anda dapat mengelola percakapan dengan menugaskannya ke pemilik kontak, tim, atau kolaborator tertentu. Di bawah ini, kami akan mendefinisikan peran ini dan menjelaskan bagaimana peran tersebut memengaruhi akses dan izin dalam platform:

• Pemilik kontak: Pengguna yang bertanggung jawab atas kontak, dengan akses penuh ke kontak dan semua percakapan terkait.
• Tim yang ditetapkan: Tim tempat kontak ditetapkan. Jika tidak ada pemilik kontak, kontak dan percakapannya dapat diakses oleh semua admin dan anggota tim.
• Kolaborator: Pengguna yang dapat membantu pemilik kontak dalam mengelola percakapan. Kolaborator memiliki visibilitas dan dapat terlibat dalam percakapan.

Kontrol akses berdasarkan peran

Peran Anda di SleekFlow menentukan tingkat akses yang Anda miliki ke percakapan:

• Staf: Dapat mengakses percakapan yang ditugaskan kepada mereka, tim mereka (jika tidak ada pemilik kontak yang ditugaskan), atau percakapan tempat mereka bekerja sama.
• Admin tim: Dapat mengakses semua percakapan yang ditugaskan ke tim mereka dan percakapan di mana anggota tim mereka menjadi kolaborator.
• Admin: Memiliki akses penuh ke semua percakapan.

Pada bagian di bawah ini, kami akan memandu Anda melalui berbagai metode untuk menetapkan percakapan berdasarkan kebutuhan Anda.

Tetapkan sebagai pemilik kontak

Setiap percakapan dapat ditetapkan satu pemilik kontak, yang bertanggung jawab untuk mengelola kontak dan semua percakapan terkait. Pemilik kontak memiliki visibilitas dan kontrol penuh atas kontak dan percakapan yang ditetapkan. Anda dapat melihat nama pemilik kontak di bawah detail kontak.

Tetapkan ke individu sebagai pemilik kontak

Klik tombol "Ditugaskan ke" di bawah nama kontak dalam percakapan untuk membuka "panel penugasan percakapan". Menu tarik-turun akan muncul, yang memungkinkan Anda untuk menugaskan percakapan ke pengguna tertentu dengan cara berikut:

• Tetapkan pada diri Anda sendiri
• Tetapkan ke pengguna tertentu melalui tim
• Tetapkan ke pengguna tertentu
• Tetapkan ke kotak masuk tim
• Tetapkan otomatis berdasarkan antrean melalui kotak masuk tim
  

Tetapkan pada diri Anda sendiri

Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menetapkan percakapan kepada diri Anda sendiri:

1. Buka panel Penugasan dan pilih “Tetapkan ke saya.”
2. Jika Anda tergabung dalam beberapa tim, pilih satu tim untuk tugas:
   1. Jika Anda memilih tim, percakapan akan terlihat di kotak masuk Anda dan kotak masuk tim, dan dapat diakses oleh admin tim Anda.
   2. Jika Anda memilih “Tidak Ada”, percakapan hanya akan ditugaskan kepada Anda dan hanya akan muncul di kotak masuk Anda.
      
      

Tetapkan ke pengguna tertentu melalui tim

Untuk menetapkan kontak ke pengguna dalam tim tertentu, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka panel Penugasan dan pilih “Tetapkan melalui tim.”
2. Pilih tim tempat pengguna tergabung.
3. Pada menu yang muncul di sebelah kanan, pilih pengguna yang ingin Anda tetapkan sebagai pemilik kontak.
   

Tetapkan ke pengguna tertentu

Untuk menetapkan kontak ke pengguna tertentu dalam perusahaan, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka panel Penugasan dan pilih “Tetapkan ke pengguna.”
2. Daftar pengguna akan muncul di sebelah kanan. Pilih pengguna yang ingin Anda tetapkan sebagai pemilik kontak.
3. Jika pengguna yang dipilih adalah bagian dari beberapa tim, Anda harus menentukan tim mana yang akan ditetapkan:
   1. Anda hanya dapat memilih satu tim. Setelah penugasan, percakapan akan muncul di kotak masuk tim yang dipilih. Percakapan akan terlihat oleh admin tim tersebut.
   2. Jika Anda memilih "Tidak Ada", kontak akan ditetapkan hanya kepada pengguna, sehingga hanya terlihat di kotak masuk mereka.
      

Menetapkan melalui tim

Selain menetapkan percakapan ke pengguna tertentu, Anda dapat memilih untuk menetapkannya melalui tim. Bagian di bawah ini menguraikan dua metode untuk menetapkan percakapan ke kotak masuk tim: menetapkannya ke tim dan menetapkan percakapan secara otomatis berdasarkan antrean.

Tetapkan ke kotak masuk tim

Anda dapat menetapkan percakapan ke kotak masuk seluruh tim tanpa harus langsung menetapkannya ke anggota tim tertentu. Percakapan ini akan muncul di kotak masuk tim yang dipilih, tempat semua anggota tim dapat melihat percakapan dan detail kontak hingga percakapan tersebut ditetapkan ke anggota tim tertentu.

Untuk menetapkan kontak ke kotak masuk tim, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini:

1. Pilih “Tetapkan melalui tim” di panel penugasan
2. Pilih tim yang ingin Anda tetapkan kontaknya
3. Pada menu yang muncul di sebelah kanan, pilih opsi “Tetapkan ke kotak masuk tim”
   
   

Harap perhatikan bahwa sistem akan secara otomatis menetapkan anggota tim pertama yang mengirim pesan ke kontak ini di kotak masuk tim sebagai pemilik kontak.

Tetapkan otomatis berdasarkan antrian

Alternatifnya, Anda dapat menetapkan percakapan ke tim dan secara otomatis menetapkannya ke pengguna. Pengguna yang ditetapkan ke percakapan akan menjadi pemilik kontak. Menetapkan berdasarkan antrean berarti percakapan ditetapkan ke pengguna satu per satu dalam urutan bergilir, memastikan distribusi percakapan yang merata di antara anggota tim.
Untuk menetapkan percakapan ke tim berdasarkan antrean, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih “Tetapkan melalui tim” di panel penugasan
2. Pilih tim yang ingin Anda tetapkan kontaknya
3. Pada menu yang muncul di sebelah kanan, pilih opsi “Tetapkan otomatis berdasarkan antrean”. Sistem akan menetapkan percakapan kepada seseorang dalam urutan antrean.

Batalkan Penetapan

Untuk menghapus pemilik yang ditetapkan saat ini dari percakapan, pilih opsi Batalkan penetapan percakapan di panel penetapan. Setelah dibatalkan penetapannya, percakapan akan muncul di Kotak Masuk Perusahaan di bawah bagian "Semua", dan akan terlihat oleh semua tim dan anggota tim di ruang kerja.

Tetapkan sebagai kolaborator

Selain menetapkan percakapan kepada pemilik kontak, Anda juga dapat menambahkan kolaborator. Kolaborator adalah anggota tim yang dapat membantu mengelola percakapan yang terkait dengan kontak tersebut. Seperti pemilik kontak, kolaborator akan diberi tahu dan dapat membalas pesan baru. Tidak ada batasan jumlah kolaborator yang dapat Anda tetapkan ke percakapan. Admin tim Anda akan dapat melihat semua percakapan tempat Anda ditambahkan sebagai kolaborator.

Menambahkan kolaborator

Untuk menetapkan kolaborator pada suatu percakapan, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini:

1. Klik tombol ikon di sudut kanan atas percakapan di Kotak Masuk.
   
2. Daftar semua pengguna akan muncul, dikategorikan berdasarkan tim.
   
3. Pilih pengguna yang ingin Anda tambahkan sebagai kolaborator ke percakapan, lalu klik “Tambahkan kolaborator”.
   
4. Avatar pengguna yang telah ditambahkan sebagai kolaborator akan muncul di bagian atas daftar, di bawah “Kolaborator”.
   
5. Selain itu, avatar pengguna ini juga akan ditampilkan di sudut kanan atas percakapan dengan kontak tersebut.

Menghapus kolaborator

Untuk menghapus kolaborator dari percakapan, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini:

1. Klik tombol ikon di sudut kanan atas percakapan di Kotak Masuk.
   
   
2. Pada menu dropdown yang muncul, Anda akan melihat daftar kolaborator yang ditugaskan ke kontak di bawah Kolaborator.
   
   
3. Klik lingkaran merah di sudut kanan atas avatar kolaborator untuk menghapusnya dari percakapan.